Flujo de aprobaciones: cómo automatizarlo y saber dónde se atasca cada trámite

Pregunta en tu empresa en qué va la orden de compra que se pidió el martes. Si la respuesta es «déjame preguntarle a contabilidad», o peor, «creo que está en el correo del gerente», tienes un problema que no es de gente. Es de flujo.

Lo vi de cerca en el PNUD, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Colombia, donde soy consultor desde 2016. Un acuerdo de subvención podía tardar hasta 30 días en salir. Parte de ese tiempo era trabajo real. La otra parte era espera: el documento quieto en una bandeja, sin que nadie supiera en cuál ni por qué. Después de la plataforma que construí, el acuerdo sale en 2 horas.

Ese salto no vino de trabajar más rápido. Vino de dejar de esperar sin saberlo.

El problema no es aprobar. Es esperar sin visibilidad

Casi todas las empresas tienen aprobaciones: compras, anticipos, vacaciones, descuentos fuera de lista, contratos, pagos a proveedores. Y casi todas las manejan igual: un correo con un adjunto, un mensaje de WhatsApp con un «¿me apruebas esto?», una hoja impresa que alguien tiene que firmar.

Ese esquema funciona mientras hay pocas solicitudes y todos están en la misma oficina. Se rompe por tres lados:

• Nadie sabe dónde está el trámite. El que pidió no sabe si ya lo vieron. El que aprueba no sabe que tiene cinco pendientes. Y el que necesita el resultado no sabe a quién reclamarle.
• Las reglas viven en la cabeza de alguien. «Si pasa de cierto monto, lo firma también el gerente financiero». ¿Desde cuánto? Depende de a quién le preguntes.
• Cada error reinicia el ciclo. En el PNUD, un dato bancario mal copiado devolvía el acuerdo al principio. Treinta días podían volverse sesenta por un campo.

En ese proyecto la queja no era «tardamos mucho». Era más concreta: no había forma de saber en qué punto estaba un acuerdo ni dónde se atascaba el proceso de aprobación. Sin ese dato, cualquier mejora es a ciegas.

Antes del software: cinco reglas que tienes que escribir

Te lo digo de frente: si no puedes escribir estas reglas en una hoja, ningún sistema te las va a resolver. El software ejecuta reglas. No las inventa.

1. Qué tipos de solicitud existen

Haz la lista completa. Orden de compra, anticipo, contrato, pago a proveedor, descuento especial. Cada tipo tiene su propio camino, y mezclarlos es la primera fuente de caos.

2. Quién aprueba qué, y desde qué monto

Escríbelo con números: hasta cierto monto aprueba el jefe de área; por encima, también finanzas; por encima de otro tope, gerencia. Si hoy la respuesta es «depende», ahí está tu primer atasco.

3. Qué pasa cuando el aprobador no está

Vacaciones, incapacidades, viajes. Si la regla es «esperamos a que vuelva», tu flujo tiene un punto de falla con nombre propio. Define un suplente para cada aprobador.

4. Cuánto tiempo es demasiado

Ponle un plazo a cada paso. Dos días hábiles para el jefe de área, por ejemplo. Sin plazo no hay alerta, y sin alerta el trámite se queda quieto hasta que alguien se queja.

5. Qué se rechaza y qué se devuelve

No es lo mismo «no» que «corrige este dato». Si todo rechazo obliga a empezar de cero, cada error cuesta el ciclo completo, como pasaba en el PNUD.

Cómo se ve un flujo de aprobaciones automatizado

Cuando las reglas están claras, automatizar es casi mecánico. Un flujo bien hecho tiene cinco piezas.

Un formulario que no deja pasar errores. Si el NIT (el número de identificación tributaria del proveedor) está mal o falta la cotización, la solicitud no sale. Es más barato frenar el error en la entrada que descubrirlo tres firmas después.

Enrutamiento por reglas. El sistema lee el tipo y el monto y manda la solicitud a quien corresponde, en el orden correcto. Nadie tiene que acordarse de a quién reenviarla.

Avisos donde la gente ya está. Un correo o un mensaje con el botón de aprobar. Si el aprobador tiene que entrar a un sistema nuevo para enterarse de que tiene algo pendiente, no va a entrar.

Un tablero de estado. Esto es lo que más cambia el día a día. Cualquiera ve en qué paso está su solicitud, cuánto lleva ahí y quién la tiene. En el PNUD, la plataforma registra cada acción, desde la postulación hasta el acuerdo firmado, con control de acceso por roles. Cuando algo se atasca, se ve dónde.

El documento final sin intervención humana. Este fue el corazón del caso: un motor que toma los datos de la organización beneficiaria, los términos legales y la distribución presupuestal, y arma el PDF listo para firma. Automatiza el 90 % de la creación del acuerdo. La persona ya no copia datos. Revisa.

Con eso se emitieron más de 200 acuerdos en los primeros tres meses, un volumen que con el proceso anterior habría tomado más de un año. Y la plataforma no se entregó y se quedó quieta: hoy automatiza más de 50 procesos internos, entre pagos, reportes y acuerdos. Construí cada pieza yo solo, de la arquitectura al despliegue, así que sé exactamente dónde se rompen estas cosas. El detalle completo está en el caso del PNUD.

Y la firma, ¿tiene validez?

Es la primera duda que me hacen. En Colombia, la Ley 527 de 1999 reconoce los mensajes de datos y el Decreto 2364 de 2012, que la reglamenta y hoy está compilado en el Decreto 1074 de 2015, establece que la firma electrónica tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, siempre que cumpla los requisitos de confiabilidad que fija el propio decreto.

Para una aprobación interna, un registro con quién aprobó, cuándo y desde qué cuenta suele ser suficiente. Para contratos con terceros o documentos con exigencias especiales, confirma con tu abogado qué tipo de firma necesitas antes de diseñar el flujo. Esa conversación es corta y te ahorra rehacer el sistema.

Cuándo NO vale la pena automatizar tus aprobaciones

Esta parte es la que menos te van a contar, y es la más importante.

Si tienes pocas solicitudes al mes. Con un puñado de compras mensuales y dos personas que se sientan juntas, un correo bien organizado basta. El costo de construir y mantener el flujo no se recupera. Si quieres hacer la cuenta con números, en cuánto te cuesta un proceso manual está el método que uso.

Si el sistema que ya pagas trae aprobaciones. Muchos sistemas administrativos tienen un módulo de aprobaciones que nadie configuró. Antes de construir algo, revisa lo que ya tienes. A veces la solución es una tarde de configuración, no un proyecto.

Si las reglas cambian cada semana. Automatizar un proceso que todavía no está definido es pagar por congelar el desorden. Primero estabiliza el proceso a mano durante un par de meses, y después lo automatizas.

Si el atasco es una persona, no el flujo. Si todas las solicitudes se quedan en el mismo escritorio porque esa persona no delega, el sistema solo te va a mostrar el problema con más claridad. Eso sirve, pero no lo resuelve. Es una conversación de gerencia, no de software.

Lo que sí justifica construir es la combinación de volumen, varios pasos y un documento al final que hoy se arma copiando datos. Ahí el ahorro deja de ser de minutos y pasa a ser de días.

Por dónde empezar mañana

No empieces por cotizar software. Empieza por medir:

1. Toma las últimas veinte solicitudes de un solo tipo, por ejemplo órdenes de compra.
2. Anota para cada una la fecha en que se pidió y la fecha en que quedó aprobada.
3. Pregunta dónde estuvo la mayor parte de ese tiempo.

Si la mayoría resuelve en un día, tu flujo está bien y puedes dejarlo así. Si encuentras solicitudes de dos semanas que nadie sabe explicar, ya tienes el dato que justifica el proyecto y la primera regla que hay que escribir. Si además esas solicitudes viven en varios Excel, en cuándo dejar Excel en tu empresa están las otras señales que yo reviso.

Conclusión

Un flujo de aprobaciones lento casi nunca es un problema de gente lenta. Es un problema de solicitudes que nadie ve, reglas que nadie escribió y errores que reinician todo. Escribe las reglas, mide dónde se queda quieto cada trámite y automatiza solo cuando el volumen lo justifique.

En el PNUD esa disciplina convirtió un mes en dos horas. Si ya mediste tus solicitudes y el número te incomoda, escríbeme y lo revisamos. Si no vale la pena construir nada, también te lo digo.