Sector público · Naciones Unidas · 2016 — Presente

De 30 días a 2 horas por acuerdo de subvención

Plataforma de gestión de subvenciones para el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Lo que tardaba un mes hoy sale en un par de horas.

30 días → 2 h: por acuerdo generado
200+: acuerdos en los primeros 3 meses
40 h/semana: de consolidación manual eliminadas
50+: procesos internos automatizados

Mi papel en el proyecto

Diseñé la arquitectura y programé la plataforma completa yo solo: el motor de documentos, el módulo de convocatorias, el procesamiento asíncrono y el despliegue en Azure. Llevo casi diez años como consultor de la organización, y el sistema no se entregó y se abandonó: sigue evolucionando.

01 — El problema

De dónde partíamos.

Elaborar un solo acuerdo de subvención de bajo valor podía tardar hasta 30 días. Y cada error obligaba a reiniciar el ciclo entero, con proyectos de alto impacto social esperando al otro lado.

Datos dispersos en hojas de cálculo

Datos bancarios, términos legales y distribuciones presupuestales vivían en varios Excel distintos. Un solo campo mal copiado implicaba rechazo y vuelta a empezar.
Convocatorias con Google Forms

Cada equipo montaba su convocatoria por su cuenta. Consolidar esa información a mano consumía más de 40 horas a la semana.
Cero trazabilidad

No había forma de saber en qué punto estaba un acuerdo ni dónde se atascaba el proceso de aprobación.

02 — La solución

Qué construí.

La tentación era digitalizar el formulario. En vez de eso construí un ecosistema que cubre el ciclo completo: convocatoria, evaluación, aprobaciones y generación del acuerdo firmable.

Mod 01

Motor de generación de documentos

Compone el acuerdo tomando los datos de la organización beneficiaria, los términos legales aplicables y la distribución presupuestal, y devuelve un PDF listo para firma sin intervención humana.

Automatiza el 90 % de la creación del acuerdo

Mod 02

Convocatorias de principio a fin

Cada equipo crea su convocatoria, personaliza el formulario, obtiene una landing automática y evalúa a los postulantes en un tablero único. Sustituyó por completo a Google Forms y Excel.

Eliminó 40 h/semana de trabajo manual

Mod 03

Procesamiento asíncrono

Celery y Redis se encargan de lo pesado — generación masiva de PDFs, reportes y notificaciones — en segundo plano, para que la interfaz no se bloquee nunca.

Más de 50 documentos concurrentes

Mod 04

Seguridad y auditoría

Control de acceso por roles, cifrado de datos sensibles y registro de auditoría de cada acción, con trazabilidad desde la postulación hasta el acuerdo firmado.

Exigencia de estándares internacionales

03 — Resultados