De 30 días a 2 horas por acuerdo de subvención
Plataforma de gestión de subvenciones para el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Lo que tardaba un mes hoy sale en un par de horas.
30 días → 2 h
por acuerdo generado
200+
acuerdos en los primeros 3 meses
40 h/semana
de consolidación manual eliminadas
50+
procesos internos automatizados
Mi papel en el proyecto
Diseñé la arquitectura y programé la plataforma completa yo solo: el motor de documentos, el módulo de convocatorias, el procesamiento asíncrono y el despliegue en Azure. Llevo casi diez años como consultor de la organización, y el sistema no se entregó y se abandonó: sigue evolucionando.
El problema
Elaborar un solo acuerdo de subvención de bajo valor podía tardar hasta 30 días. Y cada error obligaba a reiniciar el ciclo entero, con proyectos de alto impacto social esperando al otro lado.
Datos dispersos en hojas de cálculo
Datos bancarios, términos legales y distribuciones presupuestales vivían en varios Excel distintos. Un solo campo mal copiado implicaba rechazo y vuelta a empezar.
Convocatorias con Google Forms
Cada equipo montaba su convocatoria por su cuenta. Consolidar esa información a mano consumía más de 40 horas a la semana.
Cero trazabilidad
No había forma de saber en qué punto estaba un acuerdo ni dónde se atascaba el proceso de aprobación.
Qué construí
La tentación era digitalizar el formulario. En vez de eso construí un ecosistema que cubre el ciclo completo: convocatoria, evaluación, aprobaciones y generación del acuerdo firmable.
Motor de generación de documentos
Compone el acuerdo tomando los datos de la organización beneficiaria, los términos legales aplicables y la distribución presupuestal, y devuelve un PDF listo para firma sin intervención humana.
Automatiza el 90 % de la creación del acuerdo
Convocatorias de principio a fin
Cada equipo crea su convocatoria, personaliza el formulario, obtiene una landing automática y evalúa a los postulantes en un tablero único. Sustituyó por completo a Google Forms y Excel.
Eliminó 40 h/semana de trabajo manual
Procesamiento asíncrono
Celery y Redis se encargan de lo pesado — generación masiva de PDFs, reportes y notificaciones — en segundo plano, para que la interfaz no se bloquee nunca.
Más de 50 documentos concurrentes
Seguridad y auditoría
Control de acceso por roles, cifrado de datos sensibles y registro de auditoría de cada acción, con trazabilidad desde la postulación hasta el acuerdo firmado.
Exigencia de estándares internacionales
Resultados
El ciclo pasó de un mes a un par de horas
La emisión de un acuerdo dejó de ser un proyecto administrativo para convertirse en un trámite del mismo día.
Más de 200 acuerdos en tres meses
Un volumen que con el proceso anterior habría llevado más de un año.
Sigue creciendo dos años después
Hoy automatiza más de 50 procesos internos distintos: pagos, reportes y acuerdos de partes responsables.
Stack
¿Tienes un proceso que se parece a este?
Cuéntame cómo funciona hoy y te digo con franqueza si automatizarlo tiene sentido, o si todavía no es el momento.